Unternehmer sind berechtigt und in der Regel gesetzlich verpflichtet, über erbrachte Lieferungen oder sonstige Leistungen innerhalb von 6 Monaten ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen. Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
- vollständige Namen und Anschriften
- des leistenden Unternehmers und
- des Leistungsempfängers;
- die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
- Ausstellungsdatum;
- fortlaufende Rechnungsnummer (vom Rechnungsaussteller vergeben und zur Identifizierung der Rechnung geeignet);
- Menge und Art/handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts/oder Teilentgelts;
- das nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonti, Boni), sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt;
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt;
- im Falle der Abrechnung über Bauleistungen den Hinweis darauf, dass der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre aufzubewahren und die Rechnung lesbar zu halten hat, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung.
Kleinbetragrechnungen (§ 33 UStDV)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 € incl. Umsatzsteuer gelten Erleichterungen. So sind hier die Angaben lt. Ziff. 1b, 2, 4, 6, 7 und 9 entbehrlich, sofern es sich nicht um eine Bauleistung oder um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt.
Elektronische Rechnung (im Folgenden E-Rechnung)/sonstige Rechnung
Rechnung ist jedes Dokument mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung (E-Rechnung) oder sofern keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. (zulässig sind xml-Format oder ZUGFeRD 2.0)
Sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF per E-Mail) oder auf Papier übermittelt wird.
Zustimmung des Empfängers
Die Übermittlung einer E-Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht.
Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung
besteht bei steuerbaren Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), wenn sowohl der leistende Unternehmer wie auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig ist oder für die in Freihäfen oder deutschen Hoheitsgewässern bewirkten Umsätze.
Das gilt auch bei Gutschriften, bei Reverse-Charge-Verfahren, bei Differenzbesteuerung, bei Durchschnittssatzbesteuerung und bei Reiseleistungen.
Keine E-Rechnungspflicht besteht bei Lieferungen oder Leistungen an private Endverbraucher (B2C) oder bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder sonstigen Leistungen.
Wichtig:
Nach Auslaufen der Übergangsregelung kein Vorsteuerabzug möglich aus sonstigen Rechnungen, wenn die Abrechnung per E-Rechnung verpflichtend war, also unter Unternehmern (B2B).
Übergangsregelungen (01.01.2025 – 31.12.2027)
Empfang
Alle Unternehmen sind ab den 01.01.2025 verpflichtet e-Rechnungen empfangen zu können.
E-Rechnungen müssen über ein digitales Postfach empfangen, lesbar gemacht und digital aufbewahrt werden (benötigt werden also zumindest eine E-Mail-Adresse, Software zum Auslesen der E-Rechnung und ein digitales Archiv).
Ausstellung und Übermittlung
Die Abrechnung mittels E-Rechnung ist mit Wirkung
- ab 01.01.2025 noch nicht verpflichtend.
- ab dem 01.01.2027 verpflichtend für alle Unternehmen mit mehr als 800 Tsd. € Vorjahresumsatz.
- ab 01.01.2028 verpflichtend für alle Unternehmen.
Vereine
sind ebenfalls zum Empfang und zur Abrechnung per E-Rechnung verpflichtet, wenn sie Lieferungen oder sonstige Leistungen an andere Unternehmen erbringen.
Kleinunternehmer
im Sinne von § 19 UstG sind von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (§ 34a Satz 4 UStDV), müssen sie aber empfangen können, lesbar machen und archivieren.