Die folgenden Unterlagen oder entsprechenden elektronischen Dateien müssen nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften (§§147 AO/§257 HGB) aufgehoben werden, wobei hier die jeweils längere Frist wiedergegeben wird. Die Unterlagen/Dateien sind grundsätzlich im Original beziehungsweise in Ihrer Ursprungsform aufzubewahren/zu archivieren, auch wenn diese gescannt oder Dateien für Weiterverarbeitung und/oder Speicherung umgewandelt wurden.
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen nebst der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (z.B. Ausgangs-/Eingangsrechnungen, Eigenbelege) | 10 Jahre |
| Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung | 6 Jahre |
| Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen über Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (sofern die Leistung für Privatleute oder den nichtunternehmerischen Bereich eines umsatzsteuerlichen Unternehmers erbracht wurde). | 2 Jahre |
| (Zoll-)Unterlagen gem. Art. 15,163 Zollkodex d. Union | 10 Jahre |
Es empfiehlt sich, Unterlagen länger aufzubewahren, wenn sie aus anderen Gründen wichtig sind, z.B. um eigene Ansprüche durchzusetzen oder um unberechtigte Ansprüche Dritter gegen sich selbst abwehren zu können, soweit das datenschutzrechtlich zulässig ist. Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und (Zoll-)Unterlagen, die immer im Original aufbewahrt werden müssen, können alle anderen Unterlagen auch elektronisch archiviert werden, wenn und soweit
- dies Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und
- bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen sichergestellt ist und sie
- während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit binnen angemessener First lesbar gemacht werden können.
Zweifelsfragen
– Ob aufzuheben oder nicht aufzuheben, beispielhaft:
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre |
| laufende Verträge oder schwebende Geschäfte | unbefristet bis zur Beendigung der Rechtsbeziehung aufzubewahren, danach - 6 Jahre |
| Kundenanfragen, die nicht zu Abschlüssen führen | keine |
| Reklamationsschreiben | aufbewahren, bis zum Abschluss des Falles, danach 6 Jahre |
| Bewerbungsunterlagen von Arbeitnehmern bei Einstellung | unbefristet zur Personalakte nehmen |
| Bewerbungsunterlagen von Arbeitnehmern bei Absage | keine |
| E-Mails | entsprechend einem inhaltgleichen Papierdokument |