Aufbewahrungsfristen

für Papierdokumente und elektronische Dokumente


Die folgenden Unterlagen oder entsprechenden elektronischen Dateien müssen nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften aufgehoben werden, wobei hier die jeweils längere Frist wiedergegeben wird. Die Unterlagen/Dateien sind im Original beziehungsweise in ihrer Ursprungsform aufzubewahren/zu archivieren, auch wenn diese gescannt oder Dateien für Weiterverarbeitung und/oder Speicherung umgewandelt wurden.

UnterlagenAufbewahrungsfrist
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen nebst der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre
Buchungsbelege (z.B. Ausgangs-/Eingangsrechnungen, Eigenbelege) 10 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre
Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre
Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung 6 Jahre
Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen über Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (sofern die Leistung für Privatleute oder den nichtunternehmerischen Bereich eines umsatzsteuerlichen Unternehmers erbracht wurde). 2 Jahre

Es empfiehlt sich, Unterlagen länger aufzubewahren, wenn sie aus anderen Gründen wichtig sind, z.B. um eigene Ansprüche durchzusetzen, oder die Abwehr unberechtigte Ansprüche Dritter gegen sich selbst abwehren zu können.

Zweifelsfragen

– Ob aufzuheben oder nicht aufzuheben, beispielhaft:

UnterlagenAufbewahrungsfrist
Auftragsbestätigungen6 Jahre
laufende Verträge oder schwebende Geschäfte unbefristet bis zur Beendigung der Rechtsbeziehung aufzubewahren, danach - 6 Jahre
Kundenanfragen, die nicht zu Abschlüssen führen keine
Reklamationsschreiben aufbewahren, bis zum Abschluss des Falles,
danach 6 Jahre
Bewerbungsunterlagen von Arbeitnehmern bei Einstellungunbefristet zur Personalakte nehmen
Bewerbungsunterlagen von Arbeitnehmern bei Absagekeine
E-Mailsentsprechend einem inhaltgleichen Papierdokument