Unternehmer sind in der Regel gesetzlich verpflichtet, über erbrachte Lieferungen oder sonstige Leistungen ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- vollständige Namen und Anschriften
- des leistenden Unternehmers und
- des Leistungsempfängers;
- die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
- Ausstellungsdatum;
- fortlaufende Rechnungsnummer (vom Rechnungsaussteller vergeben und zur Identifizierung der Rechnung geeignet);
- Menge und Art/handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts/oder Teilentgelts;
- das nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonti, Boni), sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt;
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt;
- im Falle der Abrechnung über Bauleistungen(§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG) den Hinweis darauf, dass der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre aufzubewahren und die Rechnung lesbar zu halten hat, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung.
Kleinbetragrechnungen (§ 33 UStDV)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 € incl. Umsatzsteuer gelten Erleichterungen. So sind hier die Angaben lt. Ziff. 1b, 2, 4, 6, 7 und 9 entbehrlich, sofern es sich nicht um eine Bauleistung oder um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt.
Elektronische Rechnung
Mit Wirkung ab 01.07.2011 sind die Hürden für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs aus empfangenen elektronischen Rechnungen gesenkt worden.
Nunmehr gilt Folgendes: Bei einer mit Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft (Identität des Ausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (inhaltliche Unveränderbarkeit) und die Lesbarkeit (für das menschliche Auge lesbare Form) gewährleistet sein.
Es kommen alle gängigen und üblichen elektronischen Übermittlungsverfahren in Betracht, so z.B. die Übermittlung per E-Mail mit oder ohne Anhang, per Computer-Telefax, per Faxserver, per Webdownload oder per Datenträgeraustausch (EDI).
Verwendet der Rechnungsaussteller keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist vom Rechnungsempfänger durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.
Erhaltene elektronische Rechnungen sind während der zehnjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch aufzubewahren und zwar so, dass sie nicht geändert werden können und jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Eine Aufbewahrung in Papierform reicht nicht aus.
Unterschrift
Aufgrund gesetzlicher Sondervorschriften sind Rechnungen bestimmter Berufe oder Geschäftszweige nur dann rechtlich durchsetzbar, wenn sie zusätzlich im Original unterschrieben sind (z.B. Anwaltsrechnungen (§10 Abs. 1 RVG), Steuerberaterrechnungen (§9 Abs. 1 StBVV mit Einverständnis der Mandanten ist seit 1.7.2020 die Unterschrift entbehrlich und genügt Textform) o.ä.).